Aanvraagprocedure

Bestuursvergaderingen en deadlines

Het bestuur vergadert in 2023 op 12 januari (deadline 24 december 2022), 13 april (deadline 26 maart), 13 juli (deadline 25 juni) en 5 oktober (deadline 17 september) en beoordeelt dan de ingediende subsidieaanvragen. 

De activiteiten

Een aanvraag kan worden ingediend voor de disciplines podiumkunsten (muziek, dans, theater), film en audiovisueel, beeldende kunst, alle denkbare mengvormen, innovatieve renovatie en cultureel erfgoed en kunsthistorische publicaties. 

Wie mag aanvragen?

Alleen aanvragen van rechtspersonen worden in behandeling genomen.

Wanneer moet de aanvraag zijn ingediend?

Aanvragen dienen minimaal drie maanden vóór aanvang van de activiteit te zijn ingediend. D.w.z. 3 maanden vóór de eerste voorstelling, het eerste concert, de première van een film et cetera.

Na ontvangst van de subsidieaanvraag wordt via het aanvraagportaal een ontvangstbevestiging gestuurd en wordt aangegeven dat uw aanvraag wordt beoordeeld. Daarna ontvangt u een bericht waarin wordt aangegeven of de aanvraag zal worden behandeld in een van de bestuursvergaderingen of dat de aanvraag is afgewezen.

Als uw aanvraag in behandeling is genomen, krijgt u binnen 2 weken na de betreffende vergadering een email waarin u wordt geïnformeerd of uw aanvraag wel of niet is gehonoreerd door het bestuur. Het besluit van het bestuur wordt niet gemotiveerd en er kan niet over worden gediscussieerd of gecorrespondeerd.

Hoe dien ik een aanvraag in?

De aanvraag wordt ingediend via het aanvraagportaal. Heeft u nog niet eerder een aanvraag ingediend, dan kunt u zich registreren. Na de registratie ontvangt u een email (let ook op de spambox) waarmee u de registratie kunt bevestigen. Daarna kunt u weer via het aanvraagportaal inloggen en uw aanvraag indienen.

Wat moet ik meesturen met de aanvraag:

• een projectomschrijving met een heldere beschrijving van het project die goed inzicht geeft in de activiteit;
• de argumentatie wat in uw optiek het belang of de toegevoegde waarde is van het project voor de stad en/of de provincie Utrecht;
• een uitgewerkt financieel plan;
• een uitgewerkt dekkingsplan;
• een uittreksel van de Kamer van Koophandel;
• en eventueel een begeleidend schrijven.

Verantwoording van uw project

Wanneer een project wordt gehonoreerd met een garantiesubsidie, dienen binnen 6 maanden na afloop van het project de verantwoording via het aanvraagportaal in te dienen. U levert een inhoudelijk en financieel verslag (op basis van de ingediende begroting) aan, foto's gemaakt tijdens het project alsmede bewijsmateriaal dat het logo van het Fentener van Vlissingen Fonds is toegepast op het PR materiaal. Ook dient een kopie van uw bankrekening te worden meegestuurd.

Deze verantwoording dient u via het aanvraagportaal aan te leveren. Als er geen vragen meer zijn over uw verantwoording, dan zal de garantiesubsidie op korte termijn kunnen worden overgemaakt.